L’utilisation des communications unifiées dans un cabinet médical

Il est crucial pour un cabinet médical de gérer efficacement les communications avec ses patients, surtout dans un contexte où les communications unifiées prennent une importance croissante.

Bien que des solutions modernes comme Doctolib simplifient grandement les prises de rendez-vous, de nombreuses situations nécessitent encore que les patients contactent directement leur médecin.

Dans cet article, nous explorerons comment les technologies de communications unifiées dans un cabinet médical, comme la solution 3CX, peuvent transformer et optimiser l’accueil et la gestion des appels des patients, renforçant ainsi l’efficacité des interactions et la satisfaction des patients.

Le problème des pics d’appels

Commençons tout d’abord par le problème majeur : les pics d’appel.

En effet, tout cabinet médical reçoit des pics d’appels, à des heures variables selon la spécialité et selon la patientèle. Prenons un exemple arbitraire d’une 

Avec les systèmes d’autocom (ou PABX) traditionnels, les secrétaires et donc les lignes sont vite toutes occupées. Cela est inévitable, la seule action au niveau du praticien est de communiquer largement sur la prise de rendez-vous en ligne (affichage en salle d’attente, inscription sur les ordonnances, sms de confirmation de rendez-vous, etc.).

A partir de ce constat, il est important d’avoir des solutions concrètes pour répondre à ces flux d’appel.

Mise en place de la fonctionnalité de rappel automatique

Une fonctionnalité intéressante pour lisser ce flux d’appel est le rappel automatique. Cette fonction est rendue permise par l’intelligence embarquée dans les systèmes de communication unifiées. 3CX l’inclus dès la version pro de sa licence.

Voici comment cela se passe : le patient appelle, il connait rapidement sa position dans la file d’attente. Sur option en appuyant sur la touche 2, ou après un délai pré-configuré, le patient entend un message personnalisé lui disant qu’il peut être rappelé au numéro présenté par son téléphone.

Si le numéro présenté n’est pas son numéro (par exemple, standard de l’entreprise si le patient appelle depuis son travail), il a la possibilité de le personnaliser.

A partir de cet instant, voici le processus :

• Les secrétaires finissent d’absorber les appels en file d’attente
• Le système invite les patients à confirmer leur rappel.
• Une fois les files d’attente vides, l’automate du système appelle le standard. Une secrétaire répond et reçoit une notification sur l’écran, accompagnée d’une musique d’attente, indiquant que le rappel du patient est en cours.
• Lorsque le patient décroche, elle peut se présenter « Cabinet de {SPECIALITE} vous avez tenté de nous joindre ? »

Intégration avec les systèmes de gestion de patientèle

L’intégration des communications unifiées avec les systèmes de gestion de patientèle offre des avantages significatifs. Elle permet une meilleure coordination des informations, réduit les erreurs administratives et améliore le suivi des patients grâce à une communication fluide et centralisée.

Sécurité et conformité

La sécurité des données et la conformité aux normes de confidentialité sont primordiales dans le secteur médical. Les solutions de communications unifiées aident les cabinets médicaux à sécuriser les échanges d’informations et à respecter les régulations telles que le RGPD, garantissant ainsi la protection des données sensibles des patients.

Communication multicanal

Adopter une plateforme de communications unifiées qui gère divers canaux de communication est essentiel. Cela permet aux cabinets médicaux de répondre rapidement et efficacement aux demandes des patients.

L’avenir des communications dans le secteur médical

L’intégration de l’intelligence artificielle dans les communications unifiées pourrait révolutionner la personnalisation et l’efficacité des interactions entre les patients et les cabinets médicaux.

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